Bien sea que requieras cobrar por tus servicios o vayas a contratar empleados independientes, tarde que temprano tendrás que planearte si requieres crear una cuenta de cobro o no. Pero, ¿qué es una cuenta de cobro, en qué casos es necesario crear una y cómo lo hago? No te preocupes, en este artículo resolveremos juntos todas estas inquietudes y podrás obtener una guía práctica para poder crear una cuenta de cobro sin mayores complicaciones.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Una cuenta de cobro es un documento comercial que sirve como registro de una transacción entre comprador y vendedor. Dicho documento describe detalladamente los productos o servicios que hayas brindado y especifica cuánto debe pagar tu cliente o deudor a cambio. Lo importante que debes tener en cuenta, es que independiente de si es un servicio único o recurrente, dicha cuenta de cobro te permitirá formalizar la transacción. Pero un dato que vale la pena saber es que dicha cuenta de cobro no es vinculante ni obliga al deudor, por cuanto él no estará obligado a firmar dicha cuenta de cobro.
En el caso tal de que prestes un servicio o vendas un producto y no estés obligado (desde el punto de vista legal) a expedir una factura, podrás recurrir a la opción de crear una cuenta de cobro. Dicha cuenta te servirá para exigir el pago de la obligación y aquí te comparto un dato interesante: incluso si es un contrato verbal. Pero algo que es importante resaltar y es necesario que lo sepas, es que una cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista de que la legislación tributaria no la considera como tal.
¿Pero qué ventajas tiene crear una cuenta de cobro?
Entre muchos otros beneficios, crear una cuenta de cobro te puede facilitar lo siguiente:
Solicitar el pago oportuno por tus servicios o productos
Mantener registros financieros
Hacer seguimiento de pagos y contabilidad
Agilizar la presentación de impuestos
¿Qué requisitos son necesarios tener en cuenta para crear una cuenta de cobro?
Aquí te comparto los principales datos que debes incluir en una cuenta de cobro:
Nombre y NIT de la empresa a la que se realiza el pago.
Nombre completo de la persona que recibe el pago y número de documento de identificación.
Valor a cobrar.
Concepto por el que se hace el cobro.
Fecha en que se prestó el servicio o se vendió el producto que se cobra.
Fecha de la cuenta de cobro.
Firma del acreedor o acreedora junto con su número de identificación personal, así como tu teléfono y dirección.
De manera opcional, podrías indicar el número de tu cuenta bancaria.
En lo posible la firma del deudor, (aunque por lo general no siempre se incluye la firma del deudor, sería recomendable tratar de conseguirla con el fin de facilitar el cobro jurídico en caso tal que el deudor se niegue a pagar la deuda).
Sugerencias a la hora de enviar tu cuenta de cobro
Algunos tips adicionales que te pueden ser útiles al momento de enviar tu cuenta de cobro, es que es importante hacerlo tan pronto hayas realizado tu trabajo, lo cual evitará retrasos en el pago.
También a la hora de expedir una cuenta de cobro, no deberías olvidar adjuntarle una copia del RUT (para Colombia) y de la orden del servicio, lo cual a su vez servirá como respaldo de la información.
Sería un gesto amable y cordial, si a la hora de enviar tu cuenta de cobro la acompañas con un correo electrónico mediante el cual incluso puedes no solo agradecer al cliente por hacer negocios contigo, sino también dejar el terreno abierto para futuras transacciones.
Ofrécele a tu cliente distintas opciones de pago online y asegúrate de que estén escritas de la manera correcta, con el fin de agilizar la transacción y hacer el negocio mucho más rápido y ameno.
Solicita en lo posible una copia del comprobante de pago a tu correo electrónico o vía WhatsApp.
A medida que todo este mundo digital se expande cada vez más y la era de los negocios electrónicos continúa en auge, te será muy útil estar al día con todo lo que abarca el trabajo remoto y la forma en la que puedes generar y obtener ganancias, por lo que de seguro este artículo podrá ser sin duda una valiosa ayuda a la hora de saber cómo cobrar tu dinero y así obtener la recompensa por tu buen trabajo.
Te dejamos a la mano una cuenta de cobro que podrás utilizar:
https://docs.google.com/document/d/1hq6hWaA_l0QBN1F-FoD2zVK9KiFk0QBGOULJbmfdlD8/edit?usp=sharing
